story of every
Skoltech department
in 5 items
#h5
high five,
HR
01
02
03
04
05
а объясните сначала, что происходит
Происходит следующее: Сколтеху в октябре 2021 года исполнится 10 лет. Для университета это немного — молодыми считаются вузы до 50 лет. Но Сколтех за свою первую десятку вырос от 40 до 1000 студентов (и выпустил уже более тысячи талантливых магистров и PhD), вошёл в топ-100 лучших молодых вузов мира по версии Nature Index, отдельные программы попали в топ предметного рейтинга QS. Мы начинали с нескольких арендованных кабинетов, а сегодня с трудом помещаемся в нашем собственном кампусе и строим планы по его расширению (он, кстати, в 2019 году был признан ЮНЕСКО лучшим университетским зданием года).

Все эти результаты — заслуга сотен человек. Они совершают открытия в лабораториях, обеспечивают стабильную работу кампуса, коллектива, всех бизнес-процессов, IT-инфраструктуры, учат студентов, привлекают партнёров, нанимают новых людей, продвигают имя Сколтеха, собирают лучших студентов со всего мира. Профессора, инженеры, менеджеры, рекрутеры, бухгалтеры, финансисты, юристы, программисты, ассистенты, делопроизводители, огромная команда за 10 лет сделала так, чтобы вуз, созданный 10 лет назад в чистом поле, сегодня мог на равных конкурировать с ведущими институтами мира.

Мы будем знакомить вас с этими людьми — каждый департамент расскажет о себе и своей истории, используя 5 предметов, с которыми их ассоциируют коллеги. Добро пожаловать в наш небольшой виртуальный музей. Как и сам Сколтех, мы обещаем расти быстро и впечатляюще.
about us
Вместе с историей Сколтеха в 2011 году началась и история HR. В структуру департамента сегодня входят три блока: кадровое администрирование, компенсации и льготы, рекрутмент и развитие.

Чтобы выполнить амбициозные задачи института, в команду нанимают сотрудников, работавших с лучшими HR-практиками. Наши коллеги вышли из таких компаний как Schlumberger, Coca-Cola, Pepsico, Odgers Berndtson, PwC, AstraZeneca и др.

Сегодня Сколтех — единственная образовательная организация в России, где HR не уступает по своему уровню HR-департаментам крупных компаний. Благодаря высокой квалификации наши специалисты неоднократно становились спикерами и организаторами различных HR-мероприятий для коллег как из образования, так и из бизнеса.

Елена
Косачёва
— руководит HR-департаментом
Никто
кроме нас
— девиз департамента
Возможности
— самое главное,
что даёт Сколтех
Стать не просто университетом номер один, но командой номер один.
— желаем Сколтеху на 10-летие
— любимый мем, иллюстрирующий работу департамента
01
кружка
Apple
Эта кружка появилась в 2018. В тот год мы привезли из США одного из ведущих инженеров компании Apple. Встреча имела для нас большое значение, так как стала началом нового подхода к найму с точки зрения уровня и сложности организации поисков. С тех пор мы еще не раз рекрутировали не только по всей стране, но и по всему миру. 120 – это среднее число вакансий, над которыми работает отдел рекрутмента в течение года. Только в 2020 году мы нашли и привели в Сколтех 36 инженеров, 5 лаборантов и 32 специалиста других неакадемических специальностей. С 2021 года мы также участвуем в некоторых поисках на академические позиции.

С 2018 года у нас существует своя собственная ИТ-практика, которая занимается подбором ИТ-специалистов для таких проектов, как Интернет вещей (IoT) и CoBrain, набирает команду для работы на суперкомпьютере «Жорес» и многое другое. За последние два года мы организовали и провели несколько мастер-классов по подбору ИТ-специалистов для наших коллег из бизнес-компаний.

Ни разу с 2018 года нам не пришлось прибегать к помощи рекрутинговых агентств. Мы самостоятельно закрываем неакадемические вакансии для ЦНИО, Центров коллективного пользования и других подразделений Сколтеха.

02
медведь
в маске
Не удивляйтесь, если в ответ на вопрос «Как найти HR?» вас отправляют туда, где сидит белый медведь. На входе в HR-департамент с 2020 года вас действительно встречает плюшевый медведь в маске. Он стал символом новых реалий, в которых пришлось жить и работать институту.

Елена Косачева, руководитель департамента вспоминает: «После того, как объявили о необходимости карантина и рабочих/нерабочих дней, я вышла из кабинета с ощущением супергероя, которому предстоит невыполнимая миссия. На тот момент в стране ни у кого не было достаточной экспертизы о действиях в подобной ситуации. HR Сколтеха пришлось за одну ночь, опираясь на собственную экспертизу, разработать правила процедуры для новых реалий. Весь апрель 2020 года у меня каждый день было не менее 120–130 звонков в день. Сотрудники просили прояснить ситуацию, помочь, проконсультировать».

Департаменту удалось оперативно перевести все HR-процессы онлайн. Была организована горячая линия COVID, на которую сотрудники могут обращаться с различными вопросами. Совместно с департаментом стратегических коммуникаций был запущен информационный сайт Skoltech Against COVID. С помощью австралийских коллег мы разработали и запустили обучающий курc по безопасности и борьбе с COVID-19.

HR-департамент умеет реагировать оперативно на любые даже самые сложные задачи, которые позволяют нам эффективно поддерживать работу института. Мы гордимся тем, что за все время пандемии ни один кадровый процесс не был остановлен.
03
значок
Brand Ambassador
Значок Skoltech Brand Ambassador впервые вручили в 2019 году на теперь уже ежегодной премии HR-департамента «Амбассадор бренда Сколтех». Это значок есть только у сотрудников, которые в течение года активно участвуют во внутренней реферальной программе, а также помогают HR-департаменту в продвижении бренда Сколтеха как работодателя (поиск неакадемических кандидатов, участие в HR-публикациях, ведение карьерных соцсетей и прочее).

Последние годы департамент активно участвует в продвижении HR-бренда Сколтеха и бренда Сколтеха как работодателя для технических специалистов. В 2018 мы создали две карьерные страницы для поиска ИТ-специалистов, инженеров и бэк-офиса. С 2019 года для внешней аудитории запущена рассылка вакансий.

В 2020 появился инстаграм по развитию карьеры технических специалистов chislo_k, а также блог «Будь инженером!» на Яндекс.Дзен, где мы размещаем интервью и карьерные советы от наших инженеров и программистов.

Ежегодно HR публикует статьи в профильных журналах, участвует в различных HR-конференциях, и даже стали участниками Остров-2020 — обучали стартапы специфике поиска ИТ-специалистов. Один из наших сотрудников — преподаватель курса SkillFactory «Автоматизация и аналитика для HR».

В июне 2021 года уже второй раз в рамках программы «HR-тур» мы будем принимать на территории Сколтеха HR-директоров и специалистов крупных русских и международных компаний, которые приедут к нам для обмена опытом.

04
welcome pack
Сейчас обучение и welcome-pack для нового сотрудника кажутся обычной вещью, но:

«Когда я пришла в Сколтех в 2018, — вспоминает руководитель отдела рекрутмента и развития Людмила Тобулток, — мне выдали только рабочее место, ноутбук и холдер для бейджа»

С тех пор многое изменилось. Сейчас взаимодействие с новыми неакадемическими сотрудниками начинается еще до выхода на работу. Новички заранее подключаются к обучающей онлайн-платформе (доступна на мобильном телефоне). В течение месяца они узнают информацию о Сколтехе, проходят обучающие курсы, курсы по безопасности и борьбе с COVID и тому подобное. Из специального каталога можно выбрать мастер-классы, разработанные и записанные HR, к примеру, особенности коммуникации, права сотрудников, основы проектного менеджмента в Сколтехе. С 2021 году к обучающей платформе подключаются и академические сотрудники.

С 2018 года существует чат HR-поддержки в WhatsApp, куда по желанию может вступить новый сотрудник, чтобы оперативно задавать вопросы HR.

С 2020 года каждый месяц для неакадемических сотрудников проводится онлайн welcome-тренинг, на котором HR и представители центров делятся полезной информацией о внутренних процессах, а также рассказывают об истории и достижениях института. В планах дополнить онлайн тренинг оффлайн-экскурсией по Сколтеху.
05
пазл
На первом занятии по управлению удаленными командами, организованном департаментом, нужно было сложить из разрозненных кусочков общий пазл. В первой волне обучения участвовали представители различных направлений и департаментов. Большинство уже давно работало в Сколтехе, но лицом к лицу многие встретились впервые именно во время обучения. Так что это было 4-дневное обучение полное новых открытий не только с точки зрения знаний, но и человеческой.

С тех пор HR департамент организовал уже вторую волну обучения управлению распределенными командами. Кроме того, 40 человек прошли обучение проектному менеджменту, 4 человека получили сертификат тренеров по проектному менеджменту. В мае 2021 защитилась пилотная группа курса «Публичное выступление как продукт». В планах — запуск обучения по Excel и PowerPoint.

В 2021 совместно с офисом R&D-контрактов департамент проводит обучающие семинары по основам проектного менеджмента для сотрудников института. В 2020 мы договорились с Coursera, и до 2021 года сотрудники смогли получить временный бесплатный доступ к большому числу курсов на платформе.

В 2018-2019 мы организовали масштабное обучение ассистентов команд. В WhatsApp создан чат для оперативного ответа на вопросы и взаимной поддержки административных специалистов. Сейчас в разработке уже мобильная версия базы знаний по ключевым административным процессам.